Spesenprozesse einfach digitalisiert - auf Basis eines Vibe-Coding-Projekts

Ausgangslage und Ziel

Vor der Einführung des Spesen-Tools wurden Mitarbeiter-Spesen über Excel, E-Mail, Teams und weitere Wege erfasst und kommuniziert. Das erschwerte einen einheitlichen Überblick über offene Abrechnungen, die Freigabe durch Projektverantwortliche und die anschliessende Verarbeitung durch die Buchhaltung. Mit dem Wachstum des Unternehmens entstand der Bedarf nach einer durchgängigen, digitalen Lösung. Ziel war eine einfach bedienbare Applikation, die Mitarbeitende beim Erfassen ihrer Spesen unterstützt, Verantwortlichen einen klaren Freigabeprozess bietet und die vorbereiteten Abrechnungen für die Buchhaltung zentral bereitstellt.

Vorgehensweise

Das Spesen-Tool startete als Vibe-Coding-Projekt unserer Leiterin Finanzen & Personal, Sibylle Jungen . Ein Grossteil der ersten Version entstand mit KI-Unterstützung und ohne klassische Planung. Dies verkürzte den Requirements-Engineering-Prozess erheblich und stellte sicher, dass die Perspektive der Nutzerinnen und Nutzer von Beginn an direkt einfloss. Für uns war das eine willkommene Gelegenheit, praktische Erfahrung im Umgang mit einer solchen Codebasis zu sammeln, insbesondere im anschliessenden Aufräumen und Strukturieren, bevor die Anwendung produktiv weiterentwickelt werden konnte.

Aus diesen Erkenntnissen wurde eine klare Architektur mit sauberer Trennung von Frontend, Backend und geteilten Typen abgeleitet, die seither als Grundlage für die weitere Entwicklung dient. Die Anwendung nutzt dabei die Cudos App Plattform, welche als Basis für die schnelle Digitalisierung interner Geschäftsprozesse dient.

Lösung

Es wurde eine Web-Applikation auf TypeScript-Basis entwickelt, die den gesamten Spesenprozess in einem geführten Ablauf zusammenbringt. Mitarbeitende erfassen zuerst Projekt und Freigabeverantwortliche, erfassen anschliessend Belege, Kilometerpauschalen oder Positionen ohne Beleg und reichen die Abrechnung nach einer Zusammenfassung ein. Entwürfe können zwischengespeichert und bei Bedarf weiterbearbeitet werden.

Die Anwendung kann auch über das Smartphone bedient werden, um Belege direkt mit der Kamera zu fotografieren, hochzuladen und zu analysieren. Zudem ist das Spesenreglement direkt in der Benutzeroberfläche verlinkt, sodass Richtlinien bei der Erfassung schnell einzusehen sind.

Die KI-gestützte Belegerfassung reduziert den manuellen Aufwand: Hochgeladene Belege werden analysiert, damit Händler, Bruttobetrag, Datum, Kategorie und Mehrwertsteuersatz direkt übernommen werden können. Erkennt die Analyse mehrere Mehrwertsteuersätze, teilt sie den Beleg in passende Positionen auf und berücksichtigt dabei die Schweizer Sätze. Belege werden geschützt in Azure Blob Storage abgelegt. Für Kilometerpauschalen berechnet die Anwendung die Fahrdistanz anhand von Start und Ziel sowie dem hinterlegten Kilometeransatz.

Projektverantwortliche prüfen eingereichte Abrechnungen und können sie genehmigen, ablehnen oder zur Überarbeitung zurückgeben. Rollenbasierte Berechtigungen stellen sicher, dass jede Person nur die für sie vorgesehenen Aufgaben bearbeitet. Genehmigte Abrechnungen lassen sich für die Buchhaltung als PDF oder gebündelt als ZIP-Datei exportieren und werden danach als exportiert markiert. Das React-Frontend und das Express-Backend bilden eine wartbare Grundlage für die weitere Entwicklung der internen Anwendung.