Rollen klären, Erwartungen abstimmen: So gelingt die Zusammenarbeit im Team

Reibungsverluste im Projekt entstehen selten durch fehlende Fachkompetenz, sondern durch ungeklärte Rollen. In diesem Cudos Trail Workshop zeigten uns Dr. Franka Schröder-Pernet und Marc Immer , wie wir Rollen sichtbar machen, Erwartungen abgleichen und Missverständnisse gar nicht erst entstehen lassen.

Wer kennt es nicht – Man arbeitet im Team, jeder macht irgendwie sein Ding, aber niemand hat so richtig geklärt, wer wofür zuständig ist. Oder man ärgert sich über Kollegen, die «immer so» sind, ohne klar zu kommunizieren, was einen stört oder was man von ihnen braucht. In der alltäglichen Projektarbeit arbeiten Teams oft nebeneinander her, ohne explizit geklärt zu haben, wer welche Verantwortung trägt. Häufig ärgern wir uns über Missverständnisse, anstatt Erwartungen frühzeitig anzusprechen. In unserem Cudos Trail Workshop zu Rollen und Erwartungen haben wir uns unter der Leitung von Dr. Franka Schröder-Pernet systematisch angeschaut, wie man Zusammenarbeit klärt, bevor Missverständnisse entstehen.

Warum Rollen geklärt werden sollten

Rollen bestimmen, wie wir miteinander arbeiten. Sie definieren Verantwortlichkeiten, schaffen Orientierung und reduzieren Reibung. Aber Rollen sind nicht statisch: Wir können mehrere gleichzeitig tragen, sie überschneiden sich unter Umständen und sind oft nicht explizit geklärt. Dadurch entstehen Missverständnisse, Arbeit wird doppelt erledigt oder es treten Verantwortungslücken auf, in denen sich niemand zuständig fühlt. Doch bevor man Rollen klären kann, muss man sie zuerst sichtbar machen.

Rollen identifizieren: Das Drei-Welten-Modell

Eine hilfreiche Perspektive, um eigene Rollen aufzudecken, bietet das Drei-Welten-Modell nach Bernd Schmid. Es unterteilt Rollen in drei Bereiche:

1. Professionswelt
   Erworbene Fähigkeiten oder berufliche Rollen, zum Beispiel Softwareentwicklung, Architektur, Beratung.
2. Organisationswelt
   Status und Rollen in Organisationen, sowohl beruflich als auch privat, beispielsweise Junior im Unternehmen oder Vorstandsmitglied im Sportverein.
3. Privatwelt
   Rollen im persönlichen Umfeld, darunter familiäre Rollen wie Elternteil, Sohn, Mutter oder auch Freizeitrollen wie Tennisspieler/-in oder Gitarrist/-in.

Diese Kontextabgrenzung macht es einfacher, die eigenen Rollen zu identifizieren. Die Rollen in diesen Welten können sehr unterschiedlich sein: Jemand, der im Job noch Junior ist und sich zurückhält, kann privat Teamkapitän einer Fussballmannschaft sein und dort Führung übernehmen. Manchmal ist es hilfreich, Rollen aus einer Welt in die andere zu übertragen. Wer im Privaten gut moderiert, kann das auch im Team einbringen. Wer beruflich strukturiert plant, nutzt das auch für private Projekte. Das Drei-Welten-Modell gibt das nötige Selbstvertrauen, um in eine neue Rolle zu treten. Ein stärkeres Bewusstsein über die eigenen Rollen hilft dabei, dieses Potenzial voll auszuschöpfen.

Warum Zusammenarbeit oft scheitert: Der Bezugsrahmen

Selbst wenn Rollen formal klar definiert sind, entstehen Missverständnisse. Der Grund: Jeder Mensch hat einen eigenen Bezugsrahmen, durch den er die Welt filtert. Dieser Rahmen wird geprägt durch:

• Fähigkeiten: Was kann ich?
• Informationen: Was weiss ich?
• Werte: Was ist mir wichtig?
• Skript: Welche Erfahrungen prägen mich?

Wir erleben die Welt subjektiv und interpretieren sie durch unseren Filter. Das führt dazu, dass zwei Personen dieselbe Situation völlig unterschiedlich wahrnehmen.

Die Lösung für die Praxis:

• Bezugsrahmen abgleichen: Aktiv nachfragen, wie die andere Person eine Situation bewertet.
• Austausch fördern: Regelmässig Erwartungen und Perspektiven teilen.
• Implizites explizit machen: Annahmen offen aussprechen, statt sie vorauszusetzen.

Im Workshop machte eine VR-Übung – technisch unterstützt von Marc Immer – das Problem greifbar: Würfel mussten in einer bestimmten Reihenfolge sortiert werden. Eine Person steuerte in VR, die andere sah auf einem Tablet mit. Die Herausforderung: Die Würfel waren im Tablet und in der VR-Brille unterschiedlich eingefärbt und nur das Tablet zeigte die Augenzahlen an. Die Teilnehmenden hatten also unterschiedliche Bezugsrahmen. Um die Aufgabe zu lösen, mussten sie ihre Perspektiven austauschen und eine gemeinsame Sprache entwickeln.

Die drei Grundhunger nach Eric Berne

Ein weiteres Konzept aus dem Workshop beschreibt drei fundamentale Bedürfnisse (Grundhunger), die Menschen antreiben:

• Reiz/Stimulus: Das Bedürfnis nach Abwechslung und neuen Eindrücken.
• Aufmerksamkeit: Das Bedürfnis, gesehen und wahrgenommen zu werden.
• Struktur: Das Bedürfnis nach Orientierung, Klarheit und Vorhersehbarkeit.

Diese Grundhunger sind individuell unterschiedlich stark ausgeprägt. Manche Menschen brauchen viel Austausch und Feedback (Aufmerksamkeit), andere klare Prozesse und Planbarkeit (Struktur). Werden diese Bedürfnisse im Team nicht gestillt, führt das zu Frustration. Da Grundhunger abstrakte Konzepte sind, fällt es im Alltag oft schwer zu benennen, was genau fehlt. Einfacher ist es, konkrete Erwartungen zu identifizieren und auszuformulieren – sie spiegeln die eigenen Bedürfnisse greifbar wider.

Werkzeuge für die systematische Rollen- und Erwartungsklärung

Der Workshop stellte drei praktische Werkzeuge vor, um Rollen und Erwartungen im Arbeitsalltag zu konkretisieren.

1. Rollencanvas

Der Rollencanvas ist ein Werkzeug zur systematischen Erwartungsklärung. Er funktioniert in zwei Schritten:

• Schritt 1: Eigene Rolle klären: Wofür bin ich zuständig? Worum kümmere ich mich bewusst nicht?
• Schritt 2: Erwartungen an andere Rollen definieren: Was brauche ich von dieser Rolle? Was möchte ich nicht?

Der Canvas zwingt dazu, implizite Erwartungen explizit zu machen. Im Team besprochen, entstehen daraus klare Verantwortlichkeiten und ein gemeinsames Verständnis.

2. User Manual

Das User Manual ist ein persönlicher Steckbrief für die Zusammenarbeit. Es beantwortet Fragen wie:

• Das brauche ich, um gut zu arbeiten.
• Das sind meine Stärken.
• Diese Werte sind mir wichtig.

Statt dass Kollegen Kolleginnen und Kollegen durch Trial-and-Error herausfinden müssen, wie man tickt, gibt man ihnen eine Anleitung an die Hand. Das spart Zeit, reduziert Missverständnisse und schafft Vertrauen.

💡 Profitipp: Es müssen nicht sofort alle Teammitglieder ein User Manual ausfüllen. Es reicht bereits, das Manual für sich selbst zu erstellen. Allein das Bewusstsein über die eigenen Präferenzen hilft enorm dabei, diese im richtigen Moment klar zu kommunizieren.

3. Gesprächsvorbereitung für schwierige Themen

Nicht jede Erwartung lässt sich nebenbei klären. Manchmal braucht es ein gezieltes Gespräch, besonders bei Spannungen. Eine strukturierte Vorbereitung hilft, sachlich und fokussiert zu bleiben:

• Was ist mein konkretes Ziel für dieses Gespräch?
• Warum ist dieses Thema für mich wichtig?
• Was könnte der gegenseite wichtig sein?
• Welche gemeinsamen Interessen oder Ziele existieren?
• Was wäre ein gutes Ergebnis für beide Seiten?

Diese Vorbereitung verhindert emotionale Reaktionen und fördert eine lösungsorientierte Haltung. Dieses Werkzeug lässt sich universell in allen kritischen Kommunikationssituationen einsetzen.

Fazit

Klare Rollen und Erwartungen sind die Grundlage für produktive Zusammenarbeit. Der Weg dorthin führt nicht über komplizierte Teambuilding-Übungen, sondern über einfache, wirksame Werkzeuge. Sie helfen dabei, implizite Annahmen explizit zu machen und unterschiedliche Perspektiven abzugleichen.

Der erste Schritt muss nicht gross sein: Es reicht oft schon, für sich selbst ein User Manual auszufüllen oder vor einem schwierigen Gespräch die Vorbereitungsfragen durchzugehen. Wer das regelmässig macht, reduziert Reibung und schafft Raum für das Wesentliche: gemeinsam hervorragende Ergebnisse zu erzielen.