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10. Dez 2024
Die Schlüssel im Projektmanagement sind klare Ziele, effektive Planung, Stakeholder-Engagement, Kommunikation, Risikomanagement und die Wahl zwischen agilen oder traditionellen Methoden.
In technischen Ausbildungen werden Themen wie Projektmanagement oft vernachlässigt. Um dem entgegenzuwirken, haben wir für alle Software Engineers des Cudos Trails einen praxisorientierten 2-tägigen Workshop zum Thema Projektmanagement organisiert. Dieser Workshop wurde von Reinhard Riesen, einem erfahrenen Dozenten der SGO Business School, geleitet. Reinhard Riesen unterrichtet an verschiedenen Hochschulen in den Bereichen Prozessmanagement, Business-Analyse und Projektoptimierung und bringt umfangreiche Erfahrung als Berater in diversen Industrie- und IT-Projekten mit.
Mit vielen praktischen Übungen wurden die entscheidenden Faktoren für den Erfolg eines Projektes vorgestellt. Als Projekt wird ein einmaliger, zeitlich begrenzter Vorgang zur Erstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung verstanden. Die Struktur des Workshops orientierte sich an den fünf Phasen eines Projekts:
Im Initiierungsprozess eines Projekts ist es entscheidend, die Art des Projekts zu spezifizieren. Auch sollte die Wirtschaftlichkeit des Projektes genau untersucht werden. Es wird unterschieden zwischen x-Projekten, die wirtschaftlich und sofort durchzuführen sind, y-Projekten, die unrentabel sind und verworfen werden sollten, und z-Vorhaben, die vor einer Entscheidung noch genauer analysiert werden sollten. Ausserdem ist es wichtig, Restriktionen und Rahmenbedingung des Projektes zu identifizieren. Restriktionen beschreiben absolute Grenzen, die während des Projekts eingehalten werden müssen. Rahmenbedingungen sind flexible und unter Umständen verhandelbare Grenzen wie beispielsweise gesetzliche Rahmenbedingungen. Während der Projektinitiative sollten ausserdem die Stakeholder des Projektes analysiert werden, wobei diese nach Einstellung zum Projekt und Einfluss auf das Projekt eingestuft werden können. So können Risiken und Hindernisse frühzeitig erkannt werden.
Für die Projektinitiierung sind folgende Bereiche relevant:
Einzelne Punkte können Konflikte erzeugen, die dadurch aufgezeigt werden können.
Durch eine ausführliche Planung kann der Aufwand im späteren Verlauf des Projektes reduziert werden. Mögliche Methoden zur Planung eines Projekts sind Top Down, Bottom Up oder das empfohlene Gegenstromverfahren. Die Planung beginnt normalerweise mit der Definition der Ziele, welche immer SMART formuliert sein sollten:
Das Vorgehen während eines Projekts kann entweder agil oder plan-getrieben sein. Bei einem plan-getriebenen Vorgehen werden alle Phasen von der Problemerkennung über den Lösungsansatz bis zum Projektabschluss in sequentieller Reihenfolge abgearbeitet. Dieses Vorgehen empfiehlt sich für Grossprojekte mit einer geringen Änderungsrate der Anforderungen. Bei einem agilen Vorgehen wie beispielsweise Scrum werden alle Phasen während eines kurzen Planungszeitraum genannt Sprint durchlaufen. Am Ende eines jeden Sprints sollte ein auslieferbares Produkt verfügbar und eine Evaluierung des bisherigen Projektfortschritts möglich sein. Agile Methoden eignen sich bei kleinen, dynamischen und komplexen Projekten. Je komplexer ein Projekt ist, desto mehr Agilität wird benötigt. Agilität bedeutet, dass der Ausführende den Weg zur Lösung selbst bestimmt.
Die Aufteilung und Organisation eines Projekts wird im Projektstrukturplan dokumentiert. Dieser unterteilt sich typischerweise in Teilprojekte, in Teilaufgaben und auf der untersten Ebene in Arbeitspakete. Für die Arbeitspakete sollten die Abhängigkeit zu anderen Arbeitspaketen, die erwartete Dauer, die benötigten Ressourcen und der erwartete Aufwand bestimmt werden, wobei die Erfahrungswerte von den jeweiligen Spezialisten so gut wie möglich mit eingebunden werden sollten. Danach kann aus dem Projektstrukturplan ein Terminplan, ein Ressourcenplan und ein Kostenplan erstellt werden. So können mögliche Engpässe und Risiken frühzeitig erkannt und gegebenenfalls vermieden werden. Wichtig ist auch die Priorisierung der Ziele, um eine klare Gewichtung und Verbindung zu den Anforderungen sicherzustellen.
Wichtig für den Erfolg eines Projekts ist ausserdem die Organisationsstruktur. In einer Stabsorganisation ist der Projektleiter aus der dauerhaften Firmenstruktur ausgegliedert und verfügt über keine direkten Weisungsbefugnisse über die Projektmitarbeiter. Dementsprechend müssen Entscheidungen immer mit den jeweiligen Vorgesetzten abgestimmt werden. In einer Matrix-Organisation wird ein Teil der Arbeitsleistung von Projektmitarbeitern dem Projekt zugewiesen. Ideal für Projekte sind reine Projektorganisationen, in denen das Team ausschliesslich an dem jeweiligen Projekt arbeitet und in die Firmenstruktur eingegliedert wird.
Eine Evaluation am Ende des Projektes ist entscheidend für den Erfolg von zukünftigen Projekten. Dabei sollten die Stärken und Schwächen während des Projekts klar dokumentiert werden. Auch sollten die Auswirkungen der Entscheidung über die oben beschrieben Vorgehensweise, Projektstrukturplan und Organisationsstruktur besprochen werden. Ein Recap, das Lessons Learned und Retrospektiven umfasst, ist hierbei besonders wertvoll.
Anders als bei einem Auftrag wird bei einem Projekt etwas Neues geschaffen. Es ist Initiative gefragt und der Weg ist nicht vorgeschrieben. Man sollte kein Projekt ohne Projektauftrag machen. Bekommt man einen unzureichenden, oder gar keinen Projektauftrag, dann macht man selbst einen und lässt ihn vom Auftraggeber unterzeichnen. So ist sichergestellt, dass das Projekt korrekt verstanden wurde.
Kommunikation ist das Schlüsselelement im Projektmanagement und ist keine exakte Wissenschaft. Man muss und kann nicht alles berechnen. Manchmal muss man auch einfach schätzen.
Hauptziel: den Kunden glücklich machen. Der Projektleiter ist die Schnittstelle, immer die erste Ansprechperson und trägt die Verantwortung dafür, was das Team tut.
Das Ergebnis wird nicht immer allen Stakeholdern zusagen. Ein grosses Risiko besteht darin, dass ein Stakeholder erst zu einem späteren Zeitpunkt in Erscheinung tritt. Daher ist es von besonderer Bedeutung, alle Stakeholder von Anfang an einzubeziehen. Insbesondere Stakeholder mit potenziell grossem Einfluss, die dem Projekt gegenüber unentschlossen sind, können bei mangelnder Kommunikation schnell eine Gefahr für das Projekt darstellen.
Es gibt keine Ziele, die nicht messbar sind. Man darf nur Ziele aufnehmen, die man auch beeinflussen und verantworten kann. Wenn man nicht definieren kann, wie etwas messbar ist, dann schreibt man es nicht auf.
Traditionelles Projektmanagement
Agiles Projektmanagement
Wir haben die theoretischen Strukturen für Projekte mit den entsprechenden Vor- und Nachteilen intensiv behandelt. Dabei haben uns zahlreiche Beispiele aus den Erfahrungen vom Referenten für mögliche Fallen und Probleme im Verlaufe von Projekten sensibilisiert. Das Highlight des Workshops waren die praktischen Übungen, um das theoretische Wissen selbst anzuwenden. In der ersten Übungen haben wir in Gruppen jeweils ein Papierflugzeug entwickelt, welches gewisse Kriterien erfüllen musste. Dort haben wir festgestellt, dass kleine Auslöser dafür sorgen können, das die Teams gegeneinander anstatt nebeneinander oder sogar miteinander arbeiten. In der zweiten und dritten Übung erarbeiteten wir unter anderem die Ziele, den Projektstrukturplan und den Terminplan für selbst definierte und ausgewählte Projekte. Der Workshop hat sehr geholfen, die Faktoren, die über den Erfolg und Misserfolg eines Projekts entscheiden, zu verstehen.
Cudos ist immer auf der Suche nach neugierigen Talenten im Software Engineering. Setze dein Wissen in spannenden Projekten ein und gestalte die Zukunft mit uns. Bewirb dich jetzt!
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